Seit der Automatisierung des Rechnungsworkflows sparen wir monatlich zwei Personentage und nutzen 98 % aller Skonti aus.
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Papierbasierte Abläufe bremsen Ihr Wachstum. Mit DocuWare digitalisieren Sie Rechnungsfreigaben, Personalakten, Vertragslaufzeiten und mehr – GoBD‑konform, skalierbar und 100 % transparent.
Mit DocuWare modellieren Sie Workflows per Drag‑and‑Drop – ohne Programmierkenntnisse. Änderungen sind jederzeit möglich, sodass Ihr Unternehmen agil bleibt.
Bis zu 70 % kürzere Durchlaufzeiten dank digitaler Freigaben
30 % weniger Prozesskosten durch Wegfall manueller Schritte
Audit‑Ready: Lückenlose Protokolle für interne & externe Prüfungen
Mitarbeiterzufriedenheit steigt, Routineaufgaben fallen weg
| Prozess | Nutzen | Key Features |
|---|---|---|
| Eingangsrechnungsverarbeitung | Schnellere Verbuchung, Skontonutzen & weniger Tipparbeit | KI OCR, digitale Freigaben, XRechnung/ZUGFeRD Import, 3 Way Match |
| Vertragsmanagement | Fristen im Griff, Versionen nachvollziehbar | Erinnerungen, digitale Signatur, Klausel Suche |
| Digitale Personalakte | DSGVO konformes HR Archiv, Bewerbungsprozess & digitale Urlaubsanträge | Rollenbasierte Zugriffe, Self Service Portale |
| Beschaffungsantrag (Purchase to Pay) | Transparente Budgets & Genehmigungen | Bestellanforderungen, Budgetlimits, Eskalationen |
| Qualitätsmanagement (ISO/TS) | Revisionssichere QM Dokumente | Gültigkeitszeiträume, Lenkungs Status, Schulungsworkflow |
| Projekt- & Bauakte | Zentrale Ablage für unterschiedlichste Projektdokumente | Versionskontrolle, ortsunabhängiger Zugriff |
| E Mail Management | Ordnung im Postfach, Compliance | Journalarchiv, Volltext, Outlook Add in |
Automatisierter Datenabgleich eliminiert Tippfehler.
GoBD & EU E Rechnungspflicht werden erfüllt.
Prüfung und Freigabe jederzeit per Browser oder App – im Büro, Home Office oder unterwegs.
Sofortige Erfassung & Freigabe reduziert Zahlungsziele.
Durchlaufzeit von Ø 10→2 Tage
Skontoquote +40 %
Bis zu 80 % weniger manuelle Buchungen
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Seit der Automatisierung des Rechnungsworkflows sparen wir monatlich zwei Personentage und nutzen 98 % aller Skonti aus.
Lars Köhler
Leiter Finanzen, VegaTech GmbH
Bei Firma Itolia Jendrik Knudsen haben wir jederzeit einen kompetenten Ansprechpartner wenn es um unsere „Digitales Archiv“ geht. Von der Prozess-Entwicklung bis zur fertigen Umsetzung unserer Anforderungen fühlen wir uns rundum gut aufgehoben und perfekt betreut.
Torge
IT-Administrator Hans Carstens GmbH
Jendrik Knudsen betreut mich mit meinen Unternehmungen als Steuerberater und als Gesellschafter seit Jahren und ich kann ihn nur wärmstens weiterempfehlen. Er gibt nie auf wenn er eine Idee im Kopf hat die es gemeinsam zu realisieren gilt und hat immer Lösungsvorschläge parat, die er dann auch zeitnah in die Tat umsetzt. Seine persönliche und sympathische Art macht dabei die Zusammenarbeit nicht nur erfolgreich sondern auch sehr angenehm. Danke für eine tolle Zusammenarbeit!
Ralph Böttcher
Steuerberater und Investor
Firma Itolia stellte sich zu der Zeit bei mir vor, als ich mein Büro auf papierlose Verwaltung umstellen wollte. Das maßgeschneiderte dokumentenmanagement Konzept von Herr Knudsen hat mich schnell begeistert. Die Umsetzung erfolgte zeitnah und perfekt auf meinen Bedarf angepasst, dabei wurden alle meine Vorstellungen optimal umgesetzt.
Sehr zu empfehlen!
Peter Usinger
Geschäftsführer, Peter Usinger Zahntechnik - Kiel GmbH
Bei klar definierten Prozessen oft 4–6 Wochen bis zum Go‑Live.
Ja. XML‑Daten werden nativ importiert; PDF/A‑3 mit eingebettetem XML (ZUGFeRD) ebenso.
Absolut. Betrag, Kostenstelle, Projekt oder Warengruppe können Bedingungen für Genehmigungen sein.
Über Standard‑Connectors oder REST‑API. Buchungssätze & Status werden bidirektional synchronisiert.
Ja. Native iOS/Android‑Apps und Browserzugriff inklusive Push‑Benachrichtigungen.
Ja. Berechtigungskonzepte und Mandantenfähigkeit machen unternehmensweite Workflows möglich.
KI‑OCR erkennt Kopf‑ & Fußdaten, Machine‑Learning‑Modelle klassifizieren Belege und schlagen Buchungskonten vor.
Bleiben Sie auf dem Laufenden!
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Papierlos in die Zukunft.
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