Seit der Automatisierung des Rechnungsworkflows sparen wir monatlich zwei Personentage und nutzen 98 % aller Skonti aus.
Finden statt suchen.
Mit DocuWare erhalten Sie ein Dokumentenmanagementsystem, welches in der Cloud oder auf Ihren Servern verfügbar ist. DocuWare lässt sich in jeder Unternehmensgröße hervorragend einsetzen. Durch den geringen Aufwand bei der Implementierung und die schnelle Einarbeitungszeit ist der Nutzen für das Unternehmen schnell spürbar.
Erfassen
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Scannen, Import oder E Mail Erkennung – DocuWare erfasst Belege automatisch und liest relevante Indexdaten per OCR aus.
Ablegen
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Dank intelligenter Indexierung landen Dokumente strukturiert im Archiv – ohne manuelle Ordnerpflege.
Bearbeiten
Bearbeiten
Aufgaben und Freigabeworkflows leiten Dokumente an die richtigen Personen weiter. Versionierung garantiert Nachvollziehbarkeit.
Archivieren
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Revisionssichere Langzeitarchivierung erfüllt GoBD und DSGVO – inklusive Audit‑Trails.
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Scannen, Import oder E Mail Erkennung – DocuWare erfasst Belege automatisch und liest relevante Indexdaten per OCR aus.
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Dank intelligenter Indexierung landen Dokumente strukturiert im Archiv – ohne manuelle Ordnerpflege.
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Aufgaben und Freigabeworkflows leiten Dokumente an die richtigen Personen weiter. Versionierung garantiert Nachvollziehbarkeit.
Archivieren
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Revisionssichere Langzeitarchivierung erfüllt GoBD und DSGVO – inklusive Audit‑Trails.
Mit unserem Dokumentenmanagementsystem finden Sie das passende Zuhause für Ihre unternehmensrelevanten Dokumente. Egal ob:
Rechnungen, Angebote, Personalunterlagen, Verträge oder Projektdokumente. Sie erhalten eine Lösung für alle Dokumente.
Die webbasierte Oberfläche ist intuitiv aufgebaut. Mitarbeitende finden sich nach einer kurzen Schulung (meist < 2 Stunden) selbstständig zurecht.
Volltext‑ und Stichwortsuche liefern Ergebnisse in Millisekunden. Filtern Sie nach Datum, Belegart oder Workflow‑Status und sparen Sie täglich wertvolle Arbeitszeit.
DocuWare lässt sich modular erweitern. Wechseln Sie jederzeit von On‑Premise in die Cloud oder integrieren Sie neue Abteilungen, ohne den laufenden Betrieb zu stören.
Über 1.000 fertige Schnittstellen (z. B. DATEV, SAP, Microsoft 365) eliminieren Medienbrüche und sorgen für durchgängige Prozesse.
Automatisierte Aufbewahrungsfristen, Verschlüsselung und revisionssichere Speicherung erfüllen GoBD, DSGVO und branchenspezifische Vorgaben.
Vorgefertigte Fachlösungen für Rechnungseingang, Personalakte & Co. verkürzen das Projekt – erste Erfolge oft schon innerhalb von 30 Tagen.
Individuell definierbare Ordnerstrukturen, Schlagworte und Protokolle machen Informationsflüsse nachvollziehbar und unterstützen Audits sowie interne Kontrollen.
Gemeinsames Bearbeiten, Kommentieren und Freigeben ersetzt zeitintensive E‑Mail‑Ping‑Pong. Fristen‑ & Eskalationsmanagement halten Prozesse auf Kurs.
Dokumentenmanagement mit DocuWare.
Finden statt Suchen – digitalisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse.
Verabschieden Sie sich vom mühsamen Blättern in Ordnern: Mit DocuWare stehen alle Dokumente in Sekundenbruchteilen zur Verfügung – revisionssicher archiviert, GoBD‑konform und von jedem Ort aus abrufbar. Beschleunigen Sie Freigaben, reduzieren Sie Kosten und steigern Sie die Transparenz in Ihrem Unternehmen.
Digital, revisionssicher und ausfallsicher: DocuWare speichert Ihre Dateien in verschlüsselten Archiven. Suchindizes und Audit‑Trails garantieren, dass kein Dokument verloren geht – ganz gleich, ob Rechnungen, Verträge oder CAD‑Zeichnungen.
Automatische Klassifikation erkennt Belegtyp, Lieferant, Betrag & Fälligkeitsdatum per KI‑gestützter OCR. Das eliminiert Tippfehler und schafft die Basis für workflowgestützte Freigaben.
Grafische Designer ermöglichen es, Genehmigungs‑ oder Urlaubsprozesse per Drag‑and‑Drop abzubilden. Regeln, Eskalationen und Benachrichtigungen sorgen für termingerechte Abläufe.
Work smarter – überall und jederzeit! Vereinfachen Sie Ihre Arbeit durch
die Digitalisierung, Automatisierung und Transformation Ihrer wichtigsten
Geschäftsprozesse.
Sichern Sie ein‑ und ausgehende E‑Mails rechtssicher. Anhänge werden automatisch verschlagwortet, sodass Sie gesamte Vorgänge – etwa eine Angebotskorrespondenz – mit einem Klick finden.
Ob ERP, CRM oder Warenwirtschaft: Standard‑Connectors und REST‑API stellen sicher, dass Stammdaten und Buchungen automatisch in beide Richtungen fließen. So bleibt Ihr System‑Landscape schlank.
Die digitale Akte bündelt alle Vorgangs‑ und Projektdokumente. Berechtigungskonzepte steuern, wer Zugriff erhält – auch mobil via App.
Seit der Automatisierung des Rechnungsworkflows sparen wir monatlich zwei Personentage und nutzen 98 % aller Skonti aus.
Lars Köhler
Leiter Finanzen, VegaTech GmbH
Bei Firma Itolia Jendrik Knudsen haben wir jederzeit einen kompetenten Ansprechpartner wenn es um unsere „Digitales Archiv“ geht. Von der Prozess-Entwicklung bis zur fertigen Umsetzung unserer Anforderungen fühlen wir uns rundum gut aufgehoben und perfekt betreut.
Torge
IT-Administrator Hans Carstens GmbH
Jendrik Knudsen betreut mich mit meinen Unternehmungen als Steuerberater und als Gesellschafter seit Jahren und ich kann ihn nur wärmstens weiterempfehlen. Er gibt nie auf wenn er eine Idee im Kopf hat die es gemeinsam zu realisieren gilt und hat immer Lösungsvorschläge parat, die er dann auch zeitnah in die Tat umsetzt. Seine persönliche und sympathische Art macht dabei die Zusammenarbeit nicht nur erfolgreich sondern auch sehr angenehm. Danke für eine tolle Zusammenarbeit!
Ralph Böttcher
Steuerberater und Investor
Firma Itolia stellte sich zu der Zeit bei mir vor, als ich mein Büro auf papierlose Verwaltung umstellen wollte. Das maßgeschneiderte dokumentenmanagement Konzept von Herr Knudsen hat mich schnell begeistert. Die Umsetzung erfolgte zeitnah und perfekt auf meinen Bedarf angepasst, dabei wurden alle meine Vorstellungen optimal umgesetzt.
Sehr zu empfehlen!
Peter Usinger
Geschäftsführer, Peter Usinger Zahntechnik - Kiel GmbH
Ein DMS ist eine Softwarelösung zur elektronischen Verwaltung, Archivierung und Suche von Dokumenten. Es ersetzt Papierarchive, senkt Prozesskosten und verbessert Compliance.
Itolia analysiert Ihre Abläufe, definiert Soll‑Prozesse und richtet DocuWare inklusive Schnittstellen ein. Nach Tests und Schulungen erfolgt der Go‑Live – häufig innerhalb von 6–12 Wochen.
Ja. DocuWare archiviert revisionssicher und bietet Funktionen wie Versionierung, Protokollierung und konfigurierbare Löschfristen, um nationale sowie EU‑Anforderungen zu erfüllen.
DocuWare bietet beide Betriebsmodelle. Die Cloud überzeugt durch geringe Anfangskosten, automatische Updates und hohe Ausfallsicherheit. On‑Premise empfiehlt sich, wenn spezielle Compliance‑ oder Infrastrukturvorgaben bestehen.
Ja. DocuWare wird in unterschiedlichsten Branchen eingesetzt – von Industrie und Handel über Gesundheitswesen und öffentliche Verwaltung bis hin zu Dienstleistungsunternehmen. Dank flexibel konfigurierbarer Workflows, Metadaten und Rechtekonzepte lassen sich branchenspezifische Anforderungen umsetzen, ohne den Standardcode anzupassen.
Bleiben Sie auf dem Laufenden!
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Papierlos in die Zukunft.
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